Le Code de conduite de l’IRSAM a été créé en automne 2018, et a récemment été mis à jour à l’hiver 2019. Ce code de conduite a été mis en place pour promouvoir l’inclusivité au sein de l’organisation et pour codifier les processus de présentation de plaintes et d’appels. Le code de conduite fournit également aux membres de l’IRSAM avec les infractions jugées inacceptables et celles qui peuvent être traitées dans le cadre de la juridiction de l’IRSAM. Avec le code de conduite, le comité disciplinaire de l’IRSAM (ci-après, IDC) a été introduit aussi.

L’IDC est composé du Président, du Vice-Président des Opérations Internes et du personnel chargé des ressources humaines. L’objectif de l’IDC est de recevoir et de traiter les plaintes; le comité interrogera les personnes impliquées dans le conflit – notamment le plaignant et le défendant – et produira ensuite un rapport de recommandations. Le processus d’entrevue vise à obtenir un portrait global de la situation, de sorte que l’IDC puisse produire une recommandation informée. L’IDC vise à créer de la responsabilité au sein de l’organisation.

Il faut noter que l’IDC prend les conflits d’intérêts très sérieusement et que la composition du comité peut différer au cas par cas, si les membres de l’IDC ont un conflit d’intérêts relativement à la plainte en cause. Tout conflit d'intérêt doit être porté à l’attention du Conseil d’Administration.

Les membres de l’IDC et le personnel des RH doivent recevoir une formation appropriée sur l’équité avant d’examiner toute plainte qui pourrait être déposée. Il s’agit d’assurer un processus de plainte juste et objectif. De plus, la formation est essentielle, car certaines questions délicates peuvent être soulevées.

Les membres du personnel des RH ont été choisis après un processus de candidature et d’entrevue rigoureux. Les membres d’examen RH du personnel sont embauchés pour une période déterminée, mais les membres sont invités à présenter une nouvelle demande pour des mandats futurs.

Alors que les nouveaux Secrétaires-Généraux de SSUNS et McMUN commencent leurs mandats pour l’année 2019-2020, Elisabeth Hedstrom et Hawa Maiga ont placé l’inclusivité et l’équité au centre des expériences du personnel et des délégués de leurs conférences respectives. Nous avons discuté avec Elisabeth et Hawa pour savoir comment, à l’aide de leurs équipes, ils comptent mettre en œuvre des pratiques plus durables à SSUNS 2019 et McMUN 2020.

Comment est ce que SSUNS 2019 a mis en œuvre des pratiques de recrutement durables?

Avec les autres portefeuilles d’IRSAM, SSUNS a récemment publié un document expliquant les procédures de recrutement et d’emploi qui s’appliquent à tous les individus qui postulent et/ou s’impliquent dans SSUNS 2019. Vous pouvez retrouver ce document sous “Resources du Personnel” à ssuns.org. Cette année, SSUNS est fière de continuer sa tradition en faisant des entrevues à tous les candidats au Secrétariat et de Coordinateurs, reconnaissant les façons différentes que les candidats préfèrent s’exprimer et leurs visions pour SSUNS. De plus, cette année nous demandons, avec gentillesse, un retour de tous les candidats sur leur candidature et leur entrevue avec les individus impliqués dans le processus de recrutement. En tant que conférence employant exclusivement des étudiants universitaires, l’opportunité de recevoir du feedback spécifique et sur mesure après le processus d'application, a une grande importance et une grande valeur pour SSUNS.

Quelles initiatives seront mises en œuvre cette année pour mieux préparer le personnel de SSUNS pour leurs rôles à la conférence?

Étant donné notre engagement à l’inclusivité avant et après la conférence, tous les membres du personnel recevront une formation en équité spécifique à leur rôle dans la conférence et auront l’opportunité de recevoir un entraînement supplémentaire s’ils le souhaitent. Le Chef du Personnel et le Coordinateur d’Équité ont beaucoup collaboré pour fournir au personnel de SSUNS une diversité de choix et de niveaux d’entrainement sur des sujets comme l’anti-discrimination et la prévention de la violence sexuelle. Commençant en automne, tous les membres du personnel de SSUNS auront la possibilité de rejoindre l’équipe d’Équité de SSUNS, un groupe d’individus qui s'intéressent à s’éduquer et à éduquer les autres sur des sujets d’inclusivité et de mise en œuvre des pratiques plus équitables pendant la conférence pour soutenir le personnel et les délégués. Dès le moment de leur recrutement jusqu’au moment après la conférence, le personnel de SSUNS a la possibilité de soumettre des plaintes, des suggestions et des commentaires au Chef du Personnel et au Coordinateur d’Équité via un formulaire anonyme, et sont invités à les contacter par email pour parler de toute inquiétude qu’ils pourraient avoir. Ce formulaire peut être retrouvé sous “Resources du Personnel” à ssuns.org.

Comment les délégués pourront-ils voir l’inclusivité pendant SSUNS 2019?

SSUNS 2019 aura un nouveau Code de Conduite de Délégué et de Conseiller amélioré, pour permettre aux participants de mieux comprendre l’ environnement accueillant et compréhensif auquel ils peuvent et devraient s’attendre à la conférence. Ce Code de Conduite sera disponible sur le site web de SSUNS et dans le Guide pour Délégués qui sera distribué à la conférence. Les délégués participant à SSUNS 2019 peuvent être mieux informés sur les sujets de la discrimination et de l’inéquité grâce à un atelier offert le jeudi soir et vendredi matin de la conférence. Enfin, une alternative attirante au Gala des Délégués du samedi soir sera offert pour pourvoir à l’ensemble divers des délégués participant à SSUNS 2019.

Pour toute question ou suggestion concernant l’équité à SSUNS 2019, n’hésitez pas à communiquer avec sg@ssuns.org, staff@ssuns.org et equity@ssuns.org.

Questions pour Hawa, Secrétaire Général de McMUN 2020 :

Comment McMUN 2020 a-t-il mis en œuvre des pratiques de recrutement durables?

Actuellement, McMUN 2020 met à jour ses pratiques d’embauche en mettant en place des cadres et des plans établis pour assurer des pratiques équitables durant les multiples périodes de recrutement des conférences. Ces mesures comprennent la fourniture d’un formulaire de feedback à tous les candidats pour recueillir leurs commentaires sur le processus de d’application. De plus, McMUN a instauré des divulgations officielles des relations dans son processus d’embauche afin d’assurer la transparence et la responsabilisation au sein du groupe chargé des embauches.

Quelles initiatives seront mises en œuvre cette année pour mieux préparer le personnel de McMUN à son rôle dans la conférence?

McMUN 2020 a mis à jour ses pratiques d’embauche en fournissant aux employés des trousses d’intégration après avoir accepté le poste. Ces trousses constituent un message d’accueil officiel et décrivent clairement les responsabilités et les attentes de chaque membre embauché. En faisant ceci, chaque membre du personnel peut prendre connaissance des tâches qui lui sont assignées avant, pendant et, dans certains cas, après la conférence. De plus, au moment de leur embauche à McMUN 2020, les membres du personnel doivent être informés de la section “Ressources du Personnel” du site web de McMUN. Dans cette section ci, les membres du personnel pourront trouver les dates de formation, les voies de communication pertinentes, les codes de conduite de l’IRSAM et du McMUN, les ressources de formation du personnel et un formulaire de rétroaction continu afin que leurs préoccupations et leurs questions puissent être entendues et traitées de façon responsable.

Comment les délégués et les membres du personnel pourront-ils voir l’inclusivité se dérouler lors de leur séjour à McMUN 2020?

Cette année, McMUN a embauché un Conseiller d’Équité qui travaillera avec l’équipe de direction de McMUN pour mettre en œuvre des mesures inclusives et équitables dans chaque portefeuille. Par exemple, en promouvant des boissons non alcoolisées au Cocktail du Personnel, en organisant un autre événement social le vendredi, les délégués participants se sentiront à l’aise, en sécurité et bien accueillis à McMUN 2020. De plus, McMUN offre une formation anti-préjugés et discrimination, et la formation active des témoins jouera un rôle crucial pour assurer une amélioration de l’expérience des délégués à McMUN 2020.

Pour toute question ou suggestion concernant l’équité à McMUN 2020, n’hésitez pas à communiquer avec sg@mcmun.org et equity@mcmun.org.